相続した賃貸物件の契約書が見つからない！管理を引き継ぐための確認事項

親や親族からアパート・マンション、店舗、ビルなどの賃貸物件を相続した際、賃貸借契約書が見つからず困ってしまうケースがあります。

「親が自分で管理していたため、契約書がどこにあるか分からない」

「長年同じ入居者が住んでおり、契約内容を把握していない」

「店舗の保証金をいくら預かっているのか分からない」

「管理会社へ委託したいが、契約書がない状態でも引き受けてもらえるのか」

このようなお悩みを抱える相続人の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

特に、被相続人が長年自主管理していた物件では、契約書だけでなく、家賃の入金状況や修繕履歴、入居者との個別の取り決めなどが整理されていないこともあります。

しかし、賃貸借契約書が見つからないからといって、賃貸借契約そのものが無効になるわけではありません。

大切なのは、現在の契約関係を確認し、今後の賃貸管理に必要な情報を整理することです。

今回は、相続した賃貸物件の契約書が見つからない場合に、確認しておきたいポイントと管理を引き継ぐための手順を解説します。

 

1．賃貸借契約書がなくても契約は継続する？

一般的な普通借家契約では、賃貸借契約書が見つからなくても、契約が成立している事実や契約内容を確認できれば、賃貸借関係は原則として継続します。

賃貸借契約は、必ずしも書面がなければ成立しないものではありません。

また、貸主が亡くなった場合、相続人は原則として被相続人の貸主としての地位や権利義務を承継します。

そのため、相続を理由に入居者やテナントへ一方的に退去を求めたり、賃料などの契約条件を変更したりすることはできません。

ただし、定期借家契約など、契約の種類によっては書面等による契約や事前説明が法律上必要になるものもあります。

契約書が見つからない場合には、まず普通借家契約なのか、定期借家契約なのかを含めて確認することが重要です。

 

2．まずは契約書の保管先を確認する

契約書が見つからない場合でも、被相続人以外が写しを保管している可能性があります。

例えば、次のようなところを確認してみましょう。

• 賃貸借契約を仲介した不動産会社
• 現在または過去の管理会社
• 入居者・テナント本人
• 被相続人の自宅や事務所
• 契約更新時の書類を保管している場所

特に、契約当時の仲介会社や管理会社が分かる場合には、契約書の写しが残っていないか問い合わせてみることをおすすめします。

ただし、契約から長期間経過している場合や、仲介会社が廃業している場合などは、契約書が保管されていない可能性もあります。

その場合には、ほかの資料から契約内容を確認していく必要があります。

 

3．契約書がない場合に確認したい7つの項目

契約書が見つからない場合には、現在の賃貸借条件を一つずつ整理していきます。

① 現在の賃料・共益費

まず確認したいのが、毎月の賃料と共益費です。

銀行口座への入金履歴や、過去の請求書、領収書などから確認できる場合があります。

ただし、実際の入金額が契約上の賃料と一致しているとは限りません。

例えば、賃料の減額が行われていた場合や、一部滞納が発生している場合も考えられます。

そのため、入金履歴だけでなく、入居者やテナントとの過去のやり取りも確認することが重要です。

② 契約期間と更新条件

次に確認したいのが、契約期間と更新条件です。

契約書が見つからない場合でも、更新契約書や更新料の入金記録などから契約期間を推測できる場合があります。

また、普通借家契約では、契約期間が満了していても、法定更新などによって契約が継続しているケースがあります。

契約期間が分からないからといって、契約が終了しているとは限りません。

③ 敷金・保証金の預かり状況

特に注意したいのが、敷金・保証金です。

敷金は、賃貸借契約終了時などに、未払賃料その他の債務を控除した残額について返還義務が生じるものです。

相続によって貸主としての地位を承継した場合、原則として敷金返還債務なども引き継ぐことになります。

例えば、店舗の賃貸借契約で保証金300万円を預かっていた場合、相続人がその金額を把握していなくても、契約内容に応じた返還義務が生じる可能性があります。

店舗や事務所などの事業用賃貸では、保証金の償却や返還時期について特約が設けられている場合もあります。

契約書が見つからない場合には、入金記録や過去の書類などから預かり状況を確認することが重要です。

④ 保証会社・連帯保証人の有無

現在の賃貸借契約に保証会社が付いているかどうかも確認しておきたい項目です。

保証会社へ加入している場合には、保証契約の内容や保証範囲、更新状況などを確認します。

また、保証会社を利用していない場合には、連帯保証人の有無や保証契約の内容を確認する必要があります。

特に古い賃貸借契約では、現在とは異なる保証条件で契約している場合があります。

保証契約の有効性や保証範囲について不明な点がある場合には、専門家へ確認することをおすすめします。

⑤ 原状回復や修繕負担の取り決め

賃貸借契約では、退去時の原状回復や設備の修繕負担について取り決められていることがあります。

特に店舗や事務所では、居住用賃貸とは異なる特約が設けられているケースもあります。

例えば、テナントが設置した設備の撤去義務や、スケルトン状態での返還などです。

契約書が見つからない場合には、過去の工事記録や入居時の図面、写真なども確認しておきましょう。

なお、契約書がないからといって、貸主が一方的に新しい原状回復条件を設定できるわけではありません。

既存の合意内容や法令に基づいて判断する必要があります。

⑥ 入居者・テナントとの個別の取り決め

被相続人が長年自主管理していた物件では、入居者やテナントとの間で個別の取り決めが行われている場合があります。

例えば、次のようなケースです。

• 駐車場や倉庫の使用を認めている
• 賃料の減額について合意している
• 設備の修繕負担について個別の約束がある
• 店舗の営業時間や使用方法について取り決めている
• 更新料について特別な条件を設けている

こうした取り決めは、契約書以外の覚書やメールなどに残されている場合もあります。

相続人が把握していないからといって、従来の合意が当然になくなるわけではありません。

⑦ 家賃滞納や過去のトラブル

最後に確認したいのが、家賃滞納や過去のトラブルです。

家賃の入金履歴だけでなく、督促状況や保証会社への請求状況なども確認します。

また、設備の故障や漏水、騒音などの問題が継続している場合には、管理を引き継ぐ際に把握しておく必要があります。

相続後に初めて問題が発覚することもあるため、可能な範囲で過去の管理状況を整理しましょう。

 

4．入居者・テナントに契約内容を確認してもよい？

契約書が見つからない場合には、入居者やテナントに契約書の写しの提供をお願いする方法もあります。

ただし、突然契約内容の確認を求められると、不安に感じる入居者もいるかもしれません。

そのため、相続によって貸主が変更されたことや、今後の管理体制を整えるための確認であることを丁寧に説明することが大切です。

例えば、

「相続に伴い賃貸借契約の管理資料を整理しております。お手元に契約書や更新契約書がございましたら、内容を確認させていただけますでしょうか」

といった形で協力をお願いすることが考えられます。

なお、入居者が保管している契約書と貸主側の認識が異なる場合には、すぐにどちらかの主張を採用するのではなく、入金記録や過去の書類なども確認する必要があります。

 

5．契約書が見つからなければ、新しく契約書を作り直すべき？

契約書が見つからない場合、新しい賃貸借契約書を作成すればよいと考える方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、既存の賃貸借契約が継続している以上、安易に新しい契約書を締結することには注意が必要です。

例えば、従来の契約内容を十分に把握しないまま新しい契約書を作成すると、賃料や敷金、原状回復などの条件について、従来と異なる取り決めになってしまう可能性があります。

また、普通借家契約から定期借家契約へ変更する場合には、法律上の制限や必要な手続きについて慎重に確認する必要があります。

まずは既存の契約内容を調査し、必要に応じて貸主と借主の双方で確認した内容を書面に残す方法が考えられます。

契約書がないから新しく契約するのではなく、現在の契約内容を確認して整理することが重要です。

 

6．契約書がない状態でも管理会社へ委託できる？

賃貸借契約書が見つからない場合でも、管理会社へ相談することは可能です。

ただし、実際に管理業務を引き受けるためには、現在の契約条件や入居者情報、敷金・保証金の預かり状況などを確認する必要があります。

例えば、次のような作業が考えられます。

• 入居者・テナントごとの契約条件の整理
• 家賃の入金状況の確認
• 敷金・保証金の確認
• 保証会社への加入状況の確認
• 修繕履歴や設備状況の確認
• 入居者への管理窓口変更の通知
• 今後の家賃管理方法の検討

すべての資料が揃っていない場合でも、確認できる情報から順番に整理していくことが大切です。

なお、契約内容が不明な項目については、推測で確定させず、必要に応じて当事者や専門家へ確認する必要があります。

 

7．相続した店舗・ビルは住宅以上に契約内容の確認が重要

店舗やテナントビルを相続した場合には、住居とは異なる確認事項があります。

例えば、店舗の賃貸借契約では、次のような条件が定められていることがあります。

• 敷金・保証金の償却
• 中途解約の予告期間
• 原状回復の範囲
• スケルトン返還
• 造作や設備の所有区分
• 営業可能な業種
• 看板や共用部の使用条件

これらの条件は、テナントが退去する際や、将来的にビルを売却する際にも重要になります。

また、複数のテナントが入居しているビルでは、各区画で契約条件が異なることもあります。

相続したビルの管理を引き継ぐ場合には、各テナントの契約内容を一覧に整理し、建物全体の管理状況を把握することをおすすめします。

 

8．契約内容の整理をきっかけに賃貸経営を見直す

契約書が見つからないという問題は、相続した賃貸物件の管理状況を見直すきっかけにもなります。

例えば、長年同じ入居者がいる物件では、現在の賃料が周辺相場と異なっている場合があります。

また、空室が多い物件では、募集条件や管理方法に改善の余地があるかもしれません。

ただし、既存の入居者やテナントの賃料を一方的に変更できるわけではありません。

現在の契約関係を尊重しながら、空室募集や建物の維持管理など、改善できる部分を検討することが大切です。

相続した不動産については、次のような選択肢も考えられます。

• 自主管理を継続する
• 管理会社へ委託する
• 現在の管理会社を変更する
• 空室募集だけ不動産会社へ依頼する
• 修繕やリフォームによって収益性を改善する
• 賃貸経営を続けながら将来的な売却を検討する

物件の状況や相続人の希望に応じて、適切な方法を選択しましょう。

 

まとめ｜契約書がなくても、まずは現在の契約関係を整理することが大切

相続した賃貸物件の契約書が見つからなくても、既存の賃貸借契約が当然に無効になるわけではありません。

まずは仲介会社や管理会社、入居者が保管している書類を確認し、賃料、契約期間、敷金・保証金、修繕負担などの契約内容を整理することが重要です。

特に店舗やビルなどの事業用賃貸物件では、保証金や原状回復、設備の所有区分など、将来の退去や売却に関係する重要な条件が含まれています。

また、契約書が見つからないことをきっかけに、管理体制や空室募集、賃貸経営そのものを見直すこともできます。

大切なのは、契約書がないことだけを問題にするのではなく、現在の賃貸借関係を正確に把握し、今後の管理体制を整えることです。

 

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相続した賃貸物件の契約書が見つからない場合でも、まずはお気軽にレジスタ合同会社へご相談ください。